Laatst bijgewerkt: 10/12/'25

1. Wie zijn wij?

VANJAC Services (hierna "wij", "ons" of "VANJAC") is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

Contactgegevens:

• Bedrijfsnaam: VANJAC Services
• Adres: Vleminkstraat 16, 3201 Aarschot
• E-mail: info@vanjacservices.be
• Telefoon: 0477 60 00 48
• Ondernemingsnummer: 0735.640.872

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen en verwerken de volgende persoonsgegevens:

Voor verzekeringskantoren en hun medewerkers:

• Naam en voornaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Bedrijfsgegevens (kantoornaam, adres, BTW-nummer)
• Inloggegevens (gebruikersnaam, versleuteld wachtwoord)
• Activiteitenlogboek (uitgevoerde acties in het systeem)

Voor nummerplaat- en documentenaanvragen:

• Kentekennummers
• Documentreferenties
• Status en verwerkingsgeschiedenis
• Datum en tijdstip van aanvragen

3. Waarom verwerken wij deze gegevens?

Wij verwerken uw gegevens voor de volgende doeleinden:

4. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

• Accountgegevens: Zolang uw account actief is, plus 2 jaar na deactivatie
• Transactiegegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)
• Activiteitenlogboek: 2 jaar
• Factuurgegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)

5. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij delen uw gegevens uitsluitend met:

• DIV (Dienst Inschrijving Voertuigen): Voor de verwerking van nummerplaten en documenten
• Boekhouding/administratie: Voor facturatie
• Hostingprovider: Voor de technische werking van de website
• Overheidsinstanties: Indien wettelijk verplicht

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden.

6. Uw rechten

Onder de GDPR heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage: U kunt opvragen welke gegevens wij van u hebben
• Recht op rectificatie: U kunt onjuiste gegevens laten corrigeren
• Recht op verwijdering: U kunt verzoeken uw gegevens te verwijderen
• Recht op beperking: U kunt de verwerking laten beperken
• Recht op overdraagbaarheid: U kunt uw gegevens in een standaardformaat opvragen
• Recht van bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen

Om uw rechten uit te oefenen, contacteer ons via mail.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen:

• Versleutelde verbindingen (SSL/HTTPS)
• Versleutelde wachtwoordopslag
• Toegangscontrole op basis van rollen
• Regelmatige back-ups
• Activiteitenlogboek voor audit

8. Klachten

Heeft u een klacht over de verwerking van uw gegevens? Neem dan eerst contact met ons op. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Cookiebeleid

1. Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden opgeslagen wanneer u onze website bezoekt.

2. Welke cookies gebruiken wij?

3. Noodzakelijke cookies

Deze cookies zijn essentieel voor de werking van het loket-systeem en kunnen niet worden uitgeschakeld. Ze worden alleen geplaatst wanneer u inlogt.

4. Cookies van derden

Wij gebruiken geen tracking cookies of cookies van derden voor advertentiedoeleinden.

5. Uw cookievoorkeuren

Aangezien wij uitsluitend noodzakelijke en functionele cookies gebruiken voor het loket-systeem, is geen aparte toestemming vereist. Deze cookies zijn essentieel voor de werking van de dienst waarvoor u zich heeft aangemeld.

6. Contact

Voor vragen over ons cookie- of privacybeleid:

• E-mail: info@vanjacservices.be
• Telefoon: +32 477 60 00 48